Herausforderung
Eine mittelgroße Hausverwaltung in der DACH-Region verarbeitet täglich mehrere tausend eingehende E-Mails und telefonische Anfragen von Mietern und Eigentümern.
Die manuelle Sichtung, Klassifizierung und Weiterverarbeitung der Anfragen führte zu hohem Zeitaufwand, Fehleranfälligkeit und begrenzter Skalierbarkeit.
Ein signifikanter Anteil der Vorgänge bestand aus wiederkehrenden Standardfällen, erforderte jedoch dennoch manuelle Bearbeitungsschritte.
Gleichzeitig bestand der Anspruch, weiteres Wachstum zu ermöglichen, ohne den Personalaufwand proportional zu erhöhen, sowie eine 24/7-Erreichbarkeit sicherzustellen.
Lösung
Entwicklung und Betrieb einer self-hosted KI-gestützten Automationslösung auf Basis von n8n zur vollautomatischen Verarbeitung eingehender E-Mails, Anhänge und Tickets.
Das System analysiert Inhalte inklusive PDF-, DOCX- und Bildanhängen, erkennt Anliegen, priorisiert Vorgänge und legt strukturierte Tickets im Property-Management-System an.
Mehrere Anliegen innerhalb einer E-Mail werden automatisch getrennt und einzeln verarbeitet.
Zusätzlich werden Expertenschätzungen, Bewertungsmechaniken und Rückkanäle für Telefonanfragen integriert.
Guardrails und Evaluierungslogiken stellen einen stabilen, kontrollierten Produktivbetrieb sicher und ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung der Modelle und Kosten.
Ergebnisse
1
Reduzierung der manuellen Bearbeitungszeit um mehrere tausend Stunden pro Monat
2
Automatisierungsgrad von 81 Prozent im produktiven Betrieb
3
Messbare Kosteneinsparungen durch reduzierte operative Aufwände